Warum Email nicht stirbt


7 Gründe, warum uns Email noch lange begleiten wird. 

email_buttonsSeit Jahren wird uns nun vorausgesagt, dass Email bald der Vergangenheit angehören wird. Komischerweise existiert das viel gehasste Urgestein aber noch immer.

Warum also ist Email noch immer nicht tot? Dafür gibt es aus meiner Sicht ganz einfache Gründe, und so lange sich diese nicht ändern wird uns Email auch weiterhin – zumindest im Berufsleben – begleiten:

1. Umfassende Kompatibilität
Überlebensfaktor Nummer 1 ist natürlich, dass Email ein Standard ist, der auf allen Geräten und Plattformen läuft. Das hat bisher kein anderes Tool geschafft. Egal, mit wem ich kommunizieren will, ich kann davon ausgehen, dass er eine Email-Adresse hat. Aber Skype, Facebook oder #Slack? Ja, mindestens eines davon ziemlich sicher, aber ich muss für verschiedene Personen und Personenkreise verschiedene Tools verwenden. Das macht die Kommunikation fragmentiert und unübersichtlich.
Selbst innerhalb einer Firma laufen meist drei verschiedene Tools, egal wie sehr die IT dagegen kämpft. Denn jede Person, jedes Team, hat seine eigenen Vorlieben.

2. Kommunikation mit verschiedenen Personenkreisen
Vor allem, wenn ich mit mehreren Menschen kommunizieren will, kann es bei anderen Kommunikations-Tools schnell kompliziert werden. Obwohl gerade viele der neuen Tools einfachere Gruppenkonversationen als großen Vorteil mit sich bringen, haben sie nämlich einen Haken:
Man kann nicht wie in Emails den Empfänger-Kreis je nach Bedürfnis anpassen. In #Slack habe ich zwar den Vorteil, nicht jedes Mal einen Verteiler anlegen zu müssen, sondern ich poste einfach etwas in voreingestellte Themen bzw. Gruppen.

Doch manchmal ist eine Nachricht der gesamten Konversation eben nur für einen Teil der bisherigen Empfänger relevant, bzw. soll von anderen gar nicht unbedingt gelesen werden. Nur in Email kann das leicht entsprechend geändert werden, während der Gesprächsverlauf erhalten und ersichtlich bleibt. Transparenz hin oder her – andere Tools bringen hier manchmal zu viel „Spam“ oder sie geben einem zu wenig Möglichkeiten selektiv zu kommunizieren.

Oder man nehme den Klassiker: Ich habe endlich mein gesamtes internes Team auf das neueste angesagte Kommunikations-Tool umgestellt, und dann schickt mir Freelancer Max Oldschool eine Email… Jetzt läuft die Konversation also doch wieder auf Email, da ich die Nachricht an meine Kollegen natürlich auf diesem Weg viel einfacher weiterleiten kann. Abgesehen davon, dass ich für eine anderweitige Antwort bzw. Weiterleitung nicht wüsste, auf welchen der 27 Alternativ-Tools Max aktiv ist, und mein Team ohnehin nicht alle diese 27 Tools verwenden würde.

3. Tiefe Integration in unseren Alltag
Email hatte Jahrzehnte Zeit, um sich zum Standard für Online-Kommunikation zu entwickeln. Jeder kann sich gratis eine Email Adresse anlegen und hat das in der Vergangenheit getan, sodass nun eben jeder (mindestens) eine Email-Adresse hat.
Darauf haben dann von Banken bis eCommerce Seiten alle aufgesetzt, jeder fragt als erstes nach der Email-Adresse. Das Ganze ist mittlerweile so etwas wie die Post-Adresse, die gefühlt Vertrauen vermittelt – mehr, als es ein Facebook Account tut (auch wenn es praktisch gesehen völlig egal wäre).
Daraus resultiert wiederum, dass immer auf Emails zurückgriffen wird, wenn es wirklich wichtig ist. Somit ist und bleibt Email die zentrale Anlaufstelle, wenn ich sicher gehen will, dass jemand meine Botschaft bekommt.

4. Überblick
Bisher hat es noch kein Tool, das ich ausprobiert habe, geschafft, einen gleichwertigen Überblick über meine Kommunikation zu geben, wie es Email tut. (Vielleicht kenne ich aber eben nur das Richtige noch nicht – Tipps sind gerne willkommen!)
Was meine ich damit? Ganz praktisch: Überblick über gelesene und ungelesene Nachrichten, Sortiermöglichkeiten, Ordner, Möglichkeiten zur Sammlung für später vielleicht nochmal relevante Nachrichten, und und und.

5. Priorisierung
Ganz eng damit zusammen hängt das Thema Priorisierung. In den meisten Mail-Programmen habe ich mehrere Möglichkeiten (Labels, Farben, Flaggen,…) um Nachrichten nach Wichtigkeit oder Themen zu sortieren und priorisieren. Das fehlt bei fast allen neueren Tools, ist aber im Alltag wichtig um effizient und effektiv arbeiten zu können.

6. Flexibilität
Der wichtigste Vorteil, gerade bei den vorigen Punkten, ist die Flexibilität. Jeder kann sich seinen Posteingang so gestalten wie er es will. Der eine bevorzugt Flaggen, der andere Farben, wieder ein anderer steht auf Ordner. Man kann sich auch seinen Mail Client aussuchen, mit dem man sich am wohlsten fühlt, sei es Outlook, Apple Mail, Thunderbird oder einfach Webmail. Email bietet also die unterschiedlichsten Varianten, trotzdem ist es die gleiche Plattform, die mit allen anderen Usern kompatibel ist.

7. Out Of Office
Ein kleines aber feines Feature zum Schluss. Out of Office klingt zwar banal, ist aber eine der wichtigsten Funktionen von Email im Berufsleben. Zwar haben Tools wie #Slack den Vorteil, dass man sieht, ob jemand gerade online ist. Das ersetzt aber nicht die klassische OOO, in der ich erfahre, dass jemand längere Zeit nich da sein wird und wann konkret er wieder da ist. Natürlich gibt es Workarounds dafür, doch wirklich genutzt und angenommen scheinen diese nicht zu werden.

Fazit
Email hat viele Schwächen und so haben nicht wenige versucht, den großen Email-Killer zu bauen – womit selbst Google bisher scheiterte. Dabei sind die Gründe oben relativ einfach und logisch.

Solange sich also kein neuer Standard herauskristallisiert, der mit verschiedensten Tools und Systemen kompatibel ist, und solange kleine aber feine Features wie Überblick und Flexibilität von neuen Tools ignoriert werden, sehe ich uns noch lange Zeit Emails schreiben.

 

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Eine Antwort zu Warum Email nicht stirbt

  1. Stine schreibt:

    lieben Dank, endlich mal knackige Infos, die auch noch sachlich und nachvollziehbar sind.

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